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Diseño de un sistema de control interno contable, bajo estándares internacionales para Pymes

Design of an internal accounting control system, under international standards for Pymes

Daniela Irene Valencia Ríos1

daniela.valencia@uniremington.edu.co

https://orcid.org/0000-0002-0357-0960

Beatriz E. Baena Valencia1

beatrizb1224@hotmail.com

https://orcid.org/0000-0002-6428-9830

Leidy J. Lopera García1

johanaloperag@gmail.com

https://orcid.org/0000-0003-3648-9066

Paula A. Baena Valencia1

andereabaen@hotmail.com

https://orcid.org/0000-0001-9389-2156

Paula A. Gómez Monsalve1

paulagomezm24@gmail.com

https://orcid.org/0000-0002-7873-4552

https://doi.org/10.22209/amr.v1n2a05

Recibido: Abril 28 de 2022. Aceptado: Junio 30 de 2022.

Resumen

El trabajo de investigación que a continuación se presenta tuvo como objetivo principal caracterizar un sistema de control interno sobre el proceso contable bajo estándares internacionales para las pymes colombianas. Esta investigación se desarrolló bajo un enfoque cualitativo, desde un nivel descriptivo y con una fase documental. Se aplicó como técnica de recolección de datos la revisión bibliográfica y una entrevista semiestructurada dirigida a docentes adscritos a la Facultad de Ciencias Contables de la Corporación Universitaria Remington. Los resultados arrojados demuestran que, para el diseño de un sistema de control interno contable para Pymes, es primordial describir el adecuado procedimiento para la ejecución del proceso contable al interior de estas organizaciones, pudiendo identificar con claridad cada uno de los momentos del proceso contable, sus actividades y puntos de control. De mismo modo, cada una de actividades implícitas en el proceso contable, debe relacionarse con lo formulado en las políticas contables, y de la mano a ello, alinear a dichas políticas los elementos que integran los requisitos de existencia y calidad, que contribuyen a controlar el cumplimiento de la normativa vigente y la representación fiel de cada una de las operaciones de la entidad.

Palabras claves: contabilidad; estados financieros; normas; políticas; procedimiento contable.

Abstract

The main objective of the research work presented below was to design an internal control system on the accounting process in Colombian Pymes, under international standards, to improve accounting processes in Pymes. Presented under a qualitative approach, from a descriptive level and with a documentary phase. A bibliographic review and an interview with professors attached to the Faculty of Accounting Sciences of the Remington University Corporation were applied as a data collection technique. The results show that to design an internal accounting control system for Pymes, it is essential to describe the appropriate procedure for the execution of the accounting process within these organizations, being able to clearly identify each of the moments of the accounting process, which must be related to what is formulated in the accounting policies, and hand in hand with it, align to these policies the elements that make up the requirements of existence and quality, which will control compliance with current regulations and the faithful representation of each of the operations of the entity.

Keywords: accounting; financial statements; standards; policies; accounting procedure.

Introducción

Conforme con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las pequeñas y medianas empresas en el país colombiano, representan la mayor parte del porcentaje de empresas en todo el país, lo que podría considerarse como el motor de crecimiento económico, generando el 50% del producto interno bruto y representando el 80% de los empleos nacionales; desde su reconocimiento legal en el año 2000, las pymes han presentado un crecimiento vertiginoso, expuestas a desafíos y oportunidades, por lo que no están exentas al fracaso y en el mayor de los casos al cierre de la entidad, como consecuencia de la falta de conocimiento de los emprendedores en mejorar y determinar ciertos parámetros para el desempeño de sus empresas.

Es necesario precisar que desafortunadamente muchas de las entidades que se crean como Pymes no logran sobrevivir. De acuerdo con Rosmery Quintero, presidenta nacional de la Asociación Colombiana de Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi), la gran parte de estas empresas se quiebran después del primer año y apenas un 20% puede sobrevivir al tercero (redacción economía, 2020); esto surge a raíz de la falta de implementación de un sistema de control interno al interior de las Pymes que le permita desarrollar sus procesos contables.

Ahora bien, para evitar este tipo de inconvenientes a corto o largo plazo, las pymes pueden diseñar un modelo de control interno, el cual consta de un grupo de actividades y medidas establecidas para ser acogidas por una entidad con la finalidad de salvaguardar los activos más representativos y dar fe en cuanto a la exactitud y fiabilidad que deben de contener los diferentes procesos operativos en el departamento contable (Hernández, 2019).

En ese sentido, Villalobos (2021) expone que para poder establecer un adecuado diseño de control interno para las pymes, se debe conocer a profundidad las actividades que desarrolla cada entidad, definiendo así las herramientas a utilizar para la gestión de controles contables, basados en la información obtenida y conociendo la realidad socio-económica de la misma.

Si bien, aun cuando este tipo de entidades no tengan la obligación de rendir cuentas a nivel público, pero dada la necesidad de financiamiento, será eminente que cada uno de los hechos económicos puedan ser reconocidos, medidos y presentados conforme a su esencia atendiendo para ello las condiciones de existencia y calidad. Es por lo que el presente trabajo investigativo se enfocó en diseñar en las pymes colombianas, un sistema de control interno sobre el proceso contable, bajo estándares internacionales, estableciendo los requisitos de existencia y calidad para el soporte de las transacciones generales susceptible de reconocer al interior de las Pymes.

Fundamentación teórica

El Comité de Procedimientos de Auditoría del Instituto Americano de Contador, se refiere al control interno como una herramienta fundamental para la organización administrativa de las empresas, definiéndolo como un plan de organización y todos aquellas medidas adaptadas por las entidades para salvaguardar sus bienes, asegurar los datos de contabilidad, impulsar el apego a la política administrativa establecida y desarrollar la eficiencia de sus operaciones (Muñoz et al. 2021).

Según lo señalado por Díaz (2015) en concordancia con Ramírez (2013), dentro de los aspectos más importantes dentro de la organización empresarial, es contar con un sistema de control interno consolidado, el cual consta de las prácticas, políticas y estructuras organizativas diseñadas para asegurar que los objetivos organizacionales sean alcanzados y que los errores administrativos o sucesos indeseados, sean detectados, prevenidos y corregidos en el momento. Sobre esta base, Aguirre y Armenta (2017) exponen que, “la empresa, bajo la óptica del control interno, debe concebirse como un todo que va desde el nivel estratégico hasta en nivel operativo de una organización”.

Sistema de Control Interno y su importancia en las Pymes colombianas

Cabe señalar que, las Pymes para Colombia son el engranaje del desarrollo de la economía del país, toda vez, que como lo afirma la Cámara de Comercio de Bogotá, “solo en la capital del país cada tres minutos se crea una nueva empresa” (Villalobos, 2021), lo anterior, denota la cantidad de compañías que se constituyen según esta naturaleza, lo que provoca generar más dinamismo económico, por la generación de empleos, especialización en las actividades económicas, entre otros, permitiendo mejorar la productividad del país. Sin embargo es evidente la cantidad de Pymes que no cuentan con la implementación de un sistema de control interno, y van solucionado los inconvenientes de manera improvisada, generando pérdidas significativas para la compañía y estados financieros alterados (Castaño, 2011).

De acuerdo con Puyana (2015), las Pymes son caracterizadas por su falta de formalidad y organización, por no contar con manuales de procedimientos y políticas que sean de conocimiento y aplicadas por el personal obrero, administrativo y directivo de la entidad; es decir, estas compañías no ven el beneficio de organizar su funcionamiento desde un diseño correcto de políticas contables, financieras y de operación, que garanticen comprender el esquema del negocio.

En ese sentido, es importante implantar un sistema de control interno encaminado bajo los estándares de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), de este modo las Pymes serán más competitivas, se ajustarán a un modelo contable internacional y contarán con políticas de calidad. Como lo establecen las NIIF, es de suma importancia implementar normas y políticas contables para una mejor interpretación y preparación de los estados financieros. De esta manera, Guamán (2012) expresa que al resaltar la necesidad e importancia de presentar información económica y financiera de calidad, permitirá conocer los recursos que son controlados por la compañía, las fuentes de financiación de cara a los acreedores y propietarios, siendo de gran utilidad para cada uno de los usuarios en el entendimiento de las operaciones del negocio.

Metodología

Para el desarrollo de esta investigación, se empleó un marco metodológico constituido por una serie de pasos, técnicas e instrumentos con los cuales se entendió, verificó y obtuvo la información recurrente para dar respuesta a los objetivos planteados. En primera instancia, se caracteriza dentro de los trabajos con enfoques cualitativos, por cuanto se abordó un estudio sobre las normas y procedimientos que buscan mejorar el proceso contable de las pymes colombianas bajo un sistema de control interno; Abarca et al. (2013) expresan que la investigación cualitativa pese a estar orientada a realidades subjetivas, comprende una investigación científica con métodos rigurosos de verificación y obtención de resultados.

Siguiendo el mismo orden de ideas, la investigación se desarrolló desde un nivel descriptivo con una fase documental, por cuanto para ser desarrollada, fue necesario conocer los aspectos generales que se deben tomar en cuenta al momento de diseñar un sistema de control interno para las Pymes bajo los estándares internacionales; de acuerdo a ello, Arias (2012), define la investigación descriptiva como una herramienta que permite caracterizar un determinado fenómeno, individuo o grupo, con el fin de determinar cuál es su estructura o comportamiento. Así mismo, la investigación documental, permite diseñar un modelo que pueda contener o recopilar toda la información y características principales por las cuales se da cada suceso o fenómeno (Chávez, 2007).

Por su parte, la investigación utilizó como instrumento de recolección de datos la observación documental y la entrevista como fuente primaria, dirigida a docentes adscritos a la Facultad de Ciencias Contables de la Corporación Universitaria Remington; al respecto, Sabino (2009) define la observación documental como aquella acción que versa sobre todas las realizaciones que dan cuenta de los acontecimientos sociales y las ideas humanas, producto de la vida social; mientras que Palella y Martins (2012) expresan que la entrevista consiste en una técnica destinada a obtener datos de varias personas, donde sus opiniones resultan de interés al investigador, conduciendo a una comunicación bidireccional. Luego de ser recopilada la información, se recurrió al análisis crítico como técnica de interpretación de datos.

Resultados

De tal manera como se menciona en el marco metodológico de la investigación, se implementaron unos instrumentos de recolección de datos, cuyos resultados se ven reflejados en este apartado:

Tabla 1. Descripción del adecuado procedimiento para la ejecución del proceso contable al interior de las Pymes.

Etapas	Procedimiento	Descripción
Reconocimiento Inicial	Identificar	Establecer relación con elementos de los estados financieros. Evaluar si la evidencia documental cumple con los requisitos de ley y de esencia sobre su forma. Calidad de los soportes como evidencia probatoria del hecho económico. Evaluar que la información financiera sea confiable.
	Medir	Es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos para una adecuada ejecución del proceso contable: valores: razonable, neto realizable, actual, en uso, contable en libros y residual, costos: histórico, de venta, amortizado, de transacción atribuibles a un activo o pasivo financiero.
	Clasificar	Clasificar en dos grandes grupos: Reales cuentas y elementos del estado de situación financiera: activos, pasivos y patrimonio, nominales ingresos, costos y gastos.
	Registrar	Asentar en los libros diarios y mayores, mediante técnica: doble imputación o partida doble. Para ello se deben tomar en cuenta la esencia sobre forma, es decir, los hechos se reflejan por la realidad económica y no únicamente en su forma legal.
	Medición	De acuerdo a los criterios de NIIF y las políticas de la empresa, establecer la necesidad de ajuste a los elementos de los estados financieros o complementación de la información, en la práctica depreciar, amortizar, provisionar, determinar deterioro o revaluación para mostrar cifras más cercanas a la realidad económica y por lo tanto más confiables.
Reconocimiento posterior	Interpretar	Debe existir la comprensibilidad de la información proporcionada en los estados financieros para facilitar su entendimiento, por lo que los usuarios generales deben tener conocimiento sobre las actividades económicas de la empresa y la capacidad suficiente para analizar la información financiera.
	Analizar	Observar el comportamiento de cada elemento de los estados financieros, en cuanto a un referente, el presupuestal, el período anterior o incluso de varios períodos para identificar tendencias. Es un trabajo de tipo estadístico de gran importancia puesto que provee información base del siguiente trabajo la medición de resultados y para proponer el plan de mejoramiento.
Revelación	Evaluar	Se realiza su contrastación con el objeto de medir los resultados del periodo (anuales) o de subperíodos dentro de él (mensuales).
Revelación	Evaluar	Las tendencias a partir del análisis y evaluación, deben propender el ser propositivos y predictivos; por ello la evaluación debe ir más allá al tener en cuenta referentes económicos: macros y microeconómicos.
	Informar	La entidad deberá presentar las notas siguiendo el siguiente orden: La declaración de los EF deben estar elaborados conforme a las NIIF para Pymes. Debe existir un resumen de las políticas contables empleadas. Presentar un informe de acuerdo al orden en que se presenta cada estado y cada partida, el cual servirá de apoyo para las partidas presentadas en los EF.

Fuente: Elaboración propia, (2021).

Tabla 2. Requisitos de existencia y calidad para el soporte de las transacciones generales susceptible de reconocer al interior de las Pymes.

Cuentas	Requisitos de existencia	Requisitos de calidad
Efectivo y equivalentes a Efectivo	Soporte documental de la captación o recepción del efectivo o de los equivalentes. Verificación de las cuentas bancarias y los depósitos, y demás documentos que avalan la tenencia legítima de los equivalentes de efectivo.	En términos de la calidad establecer controles al menos de los siguientes tipos: Control interno administrativo: métodos, funciones y procedimientos direccionados al manejo eficiente del recurso. Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos direccionados a la protección de los recursos, las dos prácticas de calidad son apoyo de informes como revelaciones y la rendición de cuentas de la agencia a cargo de la empresa. De acuerdo con las NIC 7 y NIIF Pymes Sección 7 estado de flujos de efectivo, se debe contar con un manual de políticas relativas al manejo del efectivo y equivalentes de efectivo Políticas de manejo creadas por la empresa: Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro del recurso. Al menos dos personas deben intervenir en una operación de efectivo. Ninguna persona que maneje efectivo debe tener acceso al registro contable. Arqueos de caja efectuados por personal ajeno a la contabilidad y los responsables del efectivo, entre otras.
Cuentas por cobrar	Verificación de autenticidad o validez del derecho de reclamación legitimidad respaldo con firmas de los contratantes. Soporte documental de la transacción que otorga el derecho de reclamación al menos mínima información: Plazo de cobro, método de pago, datos del cliente y consecutivo numérico del documento.	Manual de políticas relativas al manejo de las cuentas por cobrar. Políticas de manejo creadas por la empresa: Determinación de plazos de cobro. Recuerdo de los pagos cotidianamente. Cobro multa o intereses por retrasos. -Ofrecimiento de beneficios o descuentos por anticipaciones. Control permanente a recaudos, pruebas ciegas a clientes. Reconocimiento en la contabilidad de la cartera activa, entre otras.
Inventario	El Código de Comercio, establece lo siguiente: Artículo 52: Inventario y balance general. Todo comerciante al iniciar sus actividades y anualmente, deberá realizar un inventario y un balance general que le permita tener conocimiento claro sobre la situación de su patrimonio. Artículo 53: Asiento de las operaciones mercantiles. En los libros contables se deben asentar cada una de las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante.	Manual de políticas relativas al manejo de los inventarios Métodos de valuación de inventarios según las NIIF: Identificación de sus costos individuales. Método Promedio Ponderado. Método FIFO o PEPS El control de inventario permite llevar el registro de las existencias de la compañía, para ello importante: Valuación y Sistematización. Gestión y optimización de inventarios. Actividades en el control de inventarios.
Propiedad, Planta y Equipo	Artículos 53 y 68 del Código de Comercio. Reconocimiento: Se deben aplicar los criterios de reconocimiento establecidos en el párrafo 2.27 de las NIIF para Pymes, para poder acordar si una partida de propiedades, planta o equipo se puede reconocer o no.	Manual de políticas referentes al manejo de la propiedad, planta y equipo Una partida de propiedades, planta y quipo se medirá por su costo al momento del reconocimiento inicial. El costo debe comprender: el precio de adquisición, la estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro de la planta y todos los costos aplicables a la ubicación del activo. El costo será el precio equivalente en efectivo en la fecha correspondiente al reconocimiento. La entidad deberá medir las partidas de propiedades, planta y equipo al momento de su reconocimiento inicial.
Obligaciones Financieras	Condiciones para reconocer un pasivo en el estado de situación financiera: La entidad deberá informar al final del periodo como resultado de un suceso pasado. Se le requerirá a la entidad en la liquidación, la transferencia de recursos que concentren beneficios económicos. El importe de la liquidación puede medirse con confiabilidad.	Manual de políticas relativas al manejo de las obligaciones financieras Sección 11. Instrumentos Financieros Básicos Para que una entidad clasifique un pasivo como corriente, deberá mantenerlo fines de negociación, debe liquidarlo en el transcurso del ciclo normal de su operación, dentro de los doce meses siguientes a la fecha sobre la que se informa. Para que una entidad clasifique todos los demás activos como no corrientes, deberá tomar en cuenta los siguientes criterios: - Que cumplan con las NIIF para Pymes. - Que exista una correcta clasificación de las cuentas correspondientes a dicho grupo. - Que exista una correcta clasificación y presentación dentro del balance general de las cuentas de esta partida, entre otros.
Proveedores	Artículos 53 y 68 del Código de Comercio.	Manual de políticas relativas al manejo de proveedores Sección 11 de las NIIF para Pymes aplicable a los instrumentos financieros básicos y Sección 12 aplicable para los instrumentos financieros y transacciones más complejas. Los requisitos de calidad en el manejo y evaluación de proveedores debe considerar: el Cumplimiento y entrega, calidad de especificaciones, documentación y garantías, servicio postventa, precio, plazos, soporte técnico y cumplimento de normatividad.
Beneficios a empleados	NIIF para Pymes Sección 28. Beneficios a los Empleados Beneficios a corto plazo Beneficios Post empleo Otros beneficios a largo plazo Beneficios por terminación	Manual de políticas relativas al manejo de beneficios a empleados Sección 28. Beneficios a los Empleados: Se reconocerán los costos de los beneficios que corresponden a los empleados como resultados de sus servicios prestados en la entidad de dos formas: como un pasivo o como un gasto.
Impuestos	NIIF para Pymes Sección 29. Impuesto a las Ganancias Una entidad deberá reconocer las consecuencias fiscales de transacciones y otros sucesos que se hayan identificado en los estados financieros.	Manual de políticas relativas al manejo de Impuestos Una entidad medirá un pasivo o activo por impuestos corrientes a los importes que se esperen pagar usando las tasas impositivas y la legislación que haya sido aprobada. En relación a la manejo con calidad de esta cuenta se precisa seguimiento y verificación que el contribuyente está aplicando las normas tributarias correctamente.
Ingresos	NIIF para Pymes Sección 23. Ingresos de actividades ordinarias Se debe aplicar esta sección al contabilizar ingresos generados de las siguientes transacciones o sucesos: Venta de bienes. Prestación de servicios. Contratos de construcción en los que la entidad funge como contratista.	Manual de políticas relativas al manejo de los ingresos Para apoyar la calidad normada en la sección 23 se sugiere entre otras recomendaciones y requerimientos los siguientes: Contar con la existencia de control interno a los ingresos. Contar con el reconocimiento de todas las transacciones de ingresos. Poseer soportes que cumplan con normas vigentes, de forma, cuantías y las políticas empresariales. Procedimientos de control mediante cotejo de totales de ventas del periodo, ventas al contado, ventas a créditos, devoluciones en ventas, entre otros.
Costos	NIIF para Pymes. Párrafo 13.5: Establece el costo de los inventarios como todos los costos de compra, costos de transformación y otros costos incurridos para darles su condición y ubicación actuales.	Manual de políticas relativas al manejo de los costos Costos de las mercancías o ventas durante el periodo están correctamente aplicados o imputados contra los ingresos registrados Desarrollar análisis de cuentas de costos para comprobar la documentación de respaldo mediante pruebas. Registrar el costo de todas las ventas realizadas. Que el método de determinación del costo sea consistente entre periodos, entre otras.
Gastos	Una entidad reconocerá gastos en el estado del resultado integral cuando haya surgido un decremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un decremento en un activo o un incremento en un pasivo que pueda medirse con fiabilidad.	Manual de políticas relativas al manejo de los gastos Todos los gastos y pérdidas generadas en el periodo actual, deberán estar cargadas o provisionadas. Contar con estudio de estadísticos de operación, comparaciones de márgenes ordinarios y de gastos entre periodos etc. Poseer ejecuciones de desembolsos y nóminas.

Fuente: Elaboración propia, (2021).

Tabla 3. Caracterización y utilidad de los diferentes tipos de informes financieros que se deben emitir dirigidos a la gerencia general de las Pymes.

Tipos de Estados financieros	Características	Utilidad
Estado de Situación Financiera	Comprensibilidad: la información financiera debe ser para los usuarios de la información. Relevancia: se relaciona con la influencia que tiene la información financiera en la toma de decisiones económicas. Fiabilidad: tiene relación cuando no se presentan errores en la información financiera que perjudiquen la toma de decisiones. Comparabilidad: se determina en la medida que los estados financieros se pueden comparar a lo largo del tiempo y permiten identificar cambios de un periodo contable a otro.	Permite conocer el estado patrimonial de la entidad partir de datos que se resumen en su estructura. Es de utilidad a la administración para entrar a establecer cuál ha sido el impacto de la estrategia en esta estructura y a partir de esta proponer planeación y el plan de mejoramiento vía el aseguramiento de la hipótesis fundamental. El Estado de Situación Financiera también se puede ver y es útil como un diagnóstico en el cual se pueden observar un conjunto de variables contables que miden el desempeño de la empresa.
Estado de Resultados		La utilidad de Estado de Resultados (ER) muestra de un periodo los logros (Ingresos) y los contrasta con la destinación de recursos (Costo y Gastos) para determinar la rentabilidad de la empresa. Otras utilidades de ER son: descubrir y proponer como optimizar los recursos, estrategias y metodologías para maximizar las utilidades de un negocio; estimar las proyecciones de ventas costos y gastos y reconocer los mayores costos y gastos asociados a los ingresos en el periodo con el objeto de su seguimiento y control.
Estado de Cambios en el Patrimonio	Pertinencia: cuando la información debe satisfacer la necesidad de los usuarios de la información.	Su utilidad es proveer información sobre la riqueza de la empresa. Es un estado financiero comparativo, a través del cual se pueden evidenciar los cambios que ha sufrido cada uno de los componentes del patrimonio de la sociedad de un periodo a otro.
Estado de Flujos de Efectivo		El Estado de Flujos de Efectivo presenta de manera comprensible información sobre el manejo de efectivo en la empresa contando con una base para el análisis como liquidez, solvencia, etc. Muestra las entradas y salidas de efectivo y sus equivalentes, en una entidad, durante un periodo.
Notas a los Estados Financieros (revelaciones)		Son las aclaraciones o explicaciones que se hacen a las cifras sujetadas en los estados financieros con la finalidad de presentar comprensibilidad y fundamento de toma de decisiones informadas por parte de los usuarios. Son textos aclarativos que se adjuntan a cada uno de los EEFF.

Fuente: Elaboración propia, (2021)

Tabla 4. Componentes básicos para la construcción de políticas contables.

Componentes	Descripción
Conocimiento del negocio	Naturaleza Jurídica y domicilio Objeto social.
Diagnóstico	La empresa no posee políticas relevantes al manejo de inventarios.
Objetivo	Fijar políticas con que la administración hará control del recurso (inventarios).
Norma de referencia	NIIF para pymes sección 13. Los inventarios son activos: habidos para ser vendidos en la actividad del negocio. en proceso de producción con opción a venta. como materiales o insumos.
Reconocimiento	Esta normado en la sección 13 en los ítems: 13.4 - 13.12 Costos incluidos en los inventarios.
Medición inicial	Una entidad medirá los inventarios de acuerdo a: costo de los inventarios, de adquisición de adquisición, distribución de los costos indirectos de producción y otros costos relacionados a los inventarios.
Medición posterior	NIIF para Pymes. Sección 13.19: Deterioro del valor de los inventarios. Una entidad deberá evaluar al final del periodo sobre el que se informa, si los inventarios están deteriorados.
Revelaciones	Se debe informar: Las políticas contables establecidas para medir los inventarios, el importe total en libros de los inventarios, de los inventarios que hayan surgidos como gastos en el periodo y en libros de los inventarios pignorados en garantía de pasivos.
Controles	El control de inventario es la actividad que debe realizarse en cualquier empresa. El control de inventario implica tener permanente supervisión de las existencias propias. Como recurso es de sumamente importante para el desarrollo del objeto social por lo tanto de gran importancia su custodia, valuación, correcta disposición, reconocimiento contable, interpretación de su administración, análisis de su impacto operativo y rentístico, medición y prevención de sus potenciales riesgos, existencias mínimas y máximas, cuantificación del gasto por deterioro.

Fuente: Elaboración propia, (2021)

Discusiones

Para el diseño de un sistema de control interno contable para Pymes, es primordial describir el adecuado procedimiento para la ejecución del proceso contable al interior de estas organizaciones, entendiendo este proceso como una serie de fases que se resumen en el reconocimiento y la revelación de los hechos, las operaciones financieras y las transacciones que se dan dentro de una organización, los cuales afectan la situación de la empresa, mostrando la capacidad para generar flujos de efectivo y tomar las respectivas decisiones.

Lo anterior tiene su fundamento con lo planteado por Aguilar (2011) quien expresa que los procedimientos contables son una serie de directrices que bajo las normas correspondientes, buscan desarrollar los procesos de reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos y operaciones financieras que se lleven a cabo en la entidad.

Conforme con los resultados de la entrevista y el marco conceptual y secciones de las Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes, resulta inevitable realizar un adecuado diagnostico que permita conocer la identidad de la empresa, puesto que con base a ello se pueden adecuar las políticas contables, los procedimientos y controles propios para dicha entidad; de manera que, se pueda identificar con claridad todas las etapas que forman parte del proceso contable. En concordancia con ello, Capellan (2020) expresa que el diagnostico o la etapa de identificación dentro del proceso contable se refiere a la presentación de un informe que describe los términos generales y la situación actual de la empresa, para con ello iniciar un adecuado proceso contable.

Integrado a lo anterior, se resaltan los requisitos de existencia y calidad para el soporte de las transacciones generales susceptibles de ser reconocidas al interior de las Pymes, donde los entrevistados expresan que la existencia de las transacciones comprenden aquellos aspectos, soportes y evidencias que representen un hecho susceptible de registro. Igualmente, al tratar de la calidad, se considerarán aquellos criterios de control interno que se establecen al interior de la organización para garantizar la transparencia, efectividad y medición de la información contable y financiera. Conforme a este planteamiento, Saavedra et al. (2017) exponen que cuando se hace referencia a los requisitos de existencia se está hablando del reconocimiento contable de la entidad y los requisitos de calidad corresponden a las políticas contables establecidas en la entidad.

Siguiendo el mismo orden de ideas y de acuerdo con los resultados obtenidos a través de las entrevistas a expertos, se puede resaltar que desde el entendimiento y oportunidad de lo que significan los Estados Financieros para las pequeñas y medianas empresas, resultan significativo que desde lo afirmado de cara al proceso contable tenga gran validez y sentido, toda vez, que en este punto se reúnen cada uno de los elementos para informar acerca de la entidad, su continuidad, crecimiento, resultados, verificación de la estrategia, gestión, y por supuesto a la decisión, de ahí, que sea imperativo reconocer su valor, alcance, oportunidad y utilidad.

En consecuencia, el Comité Normas Contables, (2012) resalta que los estados financieros son informes que se realizan con la finalidad de obtener una imagen de la situación financiera de una empresa, permitiendo hacer un análisis e interpretación de la información para una posterior toma de decisiones que beneficie a la compañía; en general la utilidad de la información financiera contenida en los EF es servir de base para que los usuarios tomen decisiones informadas.

Finalmente se presenta un enfoque muy claro sobre los componentes principales que deben ser aplicados en cada estado y en cada transacción contable; en cuanto a las fases que lo conforman se observan: conocimiento del negocio, diagnóstico, objetivo, norma de referencia, reconocimiento, medición inicial, medición posterior, revelaciones y controles. Con ello se puede afirmar que cada respuesta obtenida está basada según lo contemplado en las normas, leyes, decretos, vigentes que regulan, controlan, vigilan, los procesos contables y toda la información financiera de las empresas. Las secciones de las NIIF y el marco normativo son claras porque contienen las características para que la información financiera sea útil, relevante, fiel, comparable, verificable, medible y razonable.

Conclusiones

Se puede resaltar que al considerar lo que significan las Pymes para Colombia e identificar sus limitantes, se pueden constituir políticas, procesos y procedimientos claros que faciliten la continuidad de estas compañías en esas etapas de crecimiento y maduración, haciendo frente a las dificultades que en ocasiones, están dadas por el desconocimiento de las procesos y beneficios que generan contar con información financiera de calidad, reuniendo todos los eventos que ocurren en la entidad, reflejando su realidad, situación y estructura financiera. Para lograr dichos resultados, será necesario realizar un adecuado diagnóstico que permita conocer cómo opera la entidad, qué hace, su competencia, etcétera; debido a que partiendo de ello se puede adecuar las políticas contables, procesos, procedimientos y controles propios para dicha entidad.

De esta manera, se podrá identificar con claridad cada uno de los momentos del proceso contable, que deberá relacionarse con lo formulado en las políticas contables, y de la mano a ello, alinear a dichas políticas los elementos que integran los requisitos de existencia y calidad, que controlaran el cumplimiento de la normativa vigente y la representación fiel de cada una de las operaciones del negocio.

Con relación a caracterizar los tipos de informes financieros que se deben emitir dirigidos a la gerencia general de las Pymes, se concluye que los cinco estados financieros básicos para evaluar la situación económica se caracterizan de la misma manera, pero cada uno tiene diferente utilidad, siendo su principal objetivo proporcionar información financiera útil para la toma de decisiones a todos los usuarios de la entidad según las necesidades específicas de la información. Se puede resaltar que, para el desarrollo del objetivo principal, se debe establecer un adecuado procedimiento para la presentación de los estados financieros a la gerencia de las pymes, esto lleva a que la empresa presente información transparente a los dueños socios o accionistas, administradores, empleados, usuarios internos y usuarios externos y de ellos poder tomar decisiones.

Por último, los hechos económicos son susceptibles de registro, por ende, deben de estar en constante supervisión, y para ello se requiere contar con un buen diseño de un sistema de control interno que brinde confiabilidad en el proceso contable, y la preparación de cada estado financiero, con la finalidad de evaluar los resultados del ente económico, su situación económica real, y aportar de forma contundente a la toma de decisiones. Para lograr esto se debe contar con todos los componentes o fases desarrolladas en el trabajo, las cuales serán las bases para mitigar y controlar cada riesgo que se pueda presentar.

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1 Facultad de Ciencias Contables, Corporación Universitaria Remington, Medellín-Colombia.